Menghadapi Pemeriksaan Pajak Perusahaan Logistik Asing di Cikarang

Artikel ini menampilkan langkah-langkah perusahaan logistik asing dalam menghadapi audit pajak di Indonesia, dengan strategi dokumentasi dan komunikasi formal yang efektif.

Latar Belakang Perusahaan

Perusahaan logistik asing yang beroperasi di Cikarang melayani distribusi barang untuk klien lokal dan ekspor. Perusahaan ini memiliki transaksi rutin dengan pihak afiliasi di Singapura, termasuk pembayaran management fee dan service fee.

Pada awal 2024, perusahaan menerima surat pemeriksaan pajak dari DJP terkait:

Perbedaan angka antara SPT PPN dan laporan keuangan internal.

Pembayaran management fee ke perusahaan afiliasi di Singapura.

Klaim pengembalian PPN atas ekspor barang ke luar negeri.

Tantangan yang Dihadapi

Perbedaan Data Laporan

SPT PPN menunjukkan nilai lebih tinggi dibandingkan laporan internal karena perbedaan timing recognition pengiriman barang ekspor.

Dokumentasi Afiliasi Tidak Lengkap

Kontrak management fee dan bukti pembayaran tersebar di beberapa departemen, sehingga sulit diakses saat audit.

Risiko Koreksi dan Denda

DJP biasanya meneliti transaksi afiliasi dan klaim restitusi dengan cermat, sehingga risiko koreksi tinggi jika dokumen tidak lengkap.

Langkah Strategis yang Dilakukan
1. Pembentukan Tim Respons Pajak

Tim internal terdiri dari:

Bagian akuntansi (menyiapkan laporan keuangan)

Bagian keuangan (bukti transfer dan pembayaran)

Manajemen (pengambilan keputusan dan komunikasi)

Konsultan pajak eksternal (menyusun strategi klarifikasi)

Tujuan: menjawab semua pertanyaan DJP dengan data yang konsisten dan berbasis dokumen.

2. Penyusunan Dokumen Lengkap dan Terorganisir

Dokumen yang disiapkan:

SPT Tahunan dan Masa PPN 2023

Faktur pajak dan bukti potong PPh

Laporan keuangan audit internal

Kontrak dengan pihak afiliasi dan bukti pembayaran management fee

Bukti transfer pembayaran ke Singapura

Strategi tambahan: seluruh dokumen diatur dalam binder digital agar pemeriksa dapat mengakses data secara cepat dan transparan.

3. Klarifikasi Formal ke DJP

Semua pertanyaan DJP dijawab melalui surat resmi atau email tercatat.

Jika dokumen belum lengkap, tim internal mengajukan permintaan waktu tambahan secara resmi.

Penjelasan dicatat untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

4. Review Internal dan Simulasi Audit

Laporan keuangan dan dokumen SPT direview ulang oleh akuntansi dan konsultan pajak.

Simulasi pertanyaan audit dilakukan untuk memastikan semua jawaban konsisten dan berbasis dokumen.

Hasil Pemeriksaan

Pemeriksaan berlangsung selama 12 hari kerja.

DJP menemukan beberapa perbedaan minor antara SPT dan laporan keuangan, namun setelah klarifikasi dengan dokumen lengkap, tidak ada koreksi.

Klaim restitusi PPN disetujui sepenuhnya.

DJP memberikan apresiasi atas keteraturan dokumen dan profesionalisme perusahaan.

Pelajaran yang Bisa Dipetik

Dokumentasi Lengkap dan Terorganisir

Binder digital membuat akses dokumen lebih cepat dan mengurangi risiko koreksi.

Koordinasi Tim Internal dan Konsultan Pajak

Jawaban konsisten dan berbasis bukti membangun kredibilitas perusahaan di mata DJP.

Transparansi dan Komunikasi Formal

Setiap klarifikasi disampaikan secara resmi untuk menghindari salah tafsir.

Persiapan Transfer Pricing Documentation

Semua transaksi afiliasi harus terdokumentasi dengan baik agar audit berjalan lancar.

Kesimpulan

Pemeriksaan pajak bukan ancaman jika ditangani dengan strategi yang tepat. Perusahaan logistik asing ini membuktikan bahwa dengan persiapan matang, dokumentasi rapi, dan komunikasi profesional, audit dapat selesai tanpa koreksi, klaim restitusi disetujui, dan hubungan dengan DJP tetap baik.

Rahayu & Partner siap mendampingi perusahaan asing: mulai dari persiapan dokumen, pendampingan saat pemeriksaan, hingga penyusunan tanggapan resmi atas hasil pemeriksaan, agar semua langkah diambil secara profesional dan aman.