Strategi Menghadapi Pemeriksaan Pajak Tanpa Panik: Panduan untuk Perusahaan Asing

Bagi banyak perusahaan asing di Indonesia, surat pemeriksaan pajak sering dianggap sebagai kabar yang menegangkan. Padahal, pemeriksaan pajak adalah bagian normal dari sistem pengawasan yang dilakukan Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
Yang membedakan hasilnya hanyalah satu hal: kesiapan dan strategi dalam menghadapinya.

Pemeriksaan pajak tidak selalu berarti kesalahan, tetapi merupakan cara DJP memastikan bahwa laporan yang disampaikan sudah sesuai dengan data dan dokumen yang dimiliki perusahaan.
Namun, jika tidak ditangani dengan hati-hati, proses ini bisa berdampak besar — mulai dari koreksi pajak hingga terganggunya hubungan dengan kantor pusat atau mitra bisnis.

Mengapa Pemeriksaan Pajak Bisa Terjadi

Beberapa alasan umum perusahaan asing menjadi target pemeriksaan pajak antara lain:

Perbedaan Data Antar Laporan
Misalnya, data penjualan di SPT PPN berbeda dari laporan keuangan audit.

Klaim Kerugian yang Berulang
Perusahaan melaporkan rugi bertahun-tahun padahal tetap beroperasi aktif.

Transaksi dengan Pihak Afiliasi (Transfer Pricing)
Adanya pembayaran royalty fee, management fee, atau interest ke luar negeri tanpa dokumentasi pendukung.

Permintaan Pengembalian Pajak (Restitusi)
Setiap permintaan restitusi PPN hampir pasti akan diperiksa secara mendalam oleh DJP.

Langkah-Langkah Strategis Menghadapi Pemeriksaan Pajak
1. Bentuk Tim Respons Pajak Sejak Awal

Begitu menerima surat pemeriksaan, bentuklah tim kecil yang terdiri dari bagian keuangan, akuntansi, dan perwakilan manajemen.
Jika memungkinkan, libatkan juga konsultan pajak berpengalaman agar setiap dokumen dan jawaban kepada fiskus tetap konsisten dan strategis.

Contoh:
Sebuah perusahaan logistik asing di Cikarang langsung menunjuk tax representative internal dan konsultan pajak saat menerima surat pemeriksaan. Hasilnya, proses klarifikasi berjalan efisien karena seluruh jawaban terkoordinasi dengan baik.

2. Siapkan Dokumen Lengkap dan Terorganisir

Pemeriksa pajak biasanya akan meminta data:

SPT Tahunan dan Masa,

Laporan keuangan,

Bukti potong PPh,

Faktur pajak,

Kontrak dengan pihak afiliasi, dan

Bukti transfer pembayaran luar negeri.

Kelengkapan dan keteraturan dokumen menunjukkan profesionalisme perusahaan dan mempermudah proses pemeriksaan.

Contoh:
Perusahaan makanan asal Korea Selatan di Bekasi menyiapkan semua dokumen transaksi dalam binder digital yang diakses melalui laptop saat pemeriksaan di kantor.
Pemeriksa bahkan memberikan apresiasi karena data mudah dicari dan transparan.

3. Pahami Hak dan Kewajiban Selama Pemeriksaan

Perusahaan memiliki hak untuk:

Meminta surat tugas pemeriksa,

Mengetahui ruang lingkup pemeriksaan,

Mengajukan penjelasan tertulis, dan

Meminta berita acara hasil pemeriksaan.

Namun, perusahaan juga wajib memberikan data yang diminta secara jujur dan tepat waktu.
Keterbukaan menjadi kunci utama menjaga hubungan baik dengan pemeriksa pajak.

4. Hindari Jawaban yang Spekulatif

Jika pemeriksa menanyakan transaksi tertentu, jangan menjawab “menurut saya” atau “mungkin”.
Gunakan data dan dokumen sebagai dasar setiap penjelasan. Bila dokumen belum tersedia, mintalah waktu secara resmi untuk menyiapkannya.

Contoh:
Dalam pemeriksaan sebuah perusahaan minyak, staf menjawab pertanyaan pemeriksa tanpa koordinasi dengan bagian akuntansi, sehingga muncul perbedaan informasi. Akibatnya, pemeriksa menganggap ada inkonsistensi, dan proses menjadi lebih panjang.

5. Lakukan Komunikasi Formal dan Tercatat

Setiap klarifikasi atau penjelasan sebaiknya disampaikan melalui surat resmi atau email yang tercatat.
Hal ini penting untuk menghindari salah tafsir di kemudian hari dan menjadi bukti bahwa perusahaan telah kooperatif.

Contoh Kasus:

Sebuah perusahaan manufaktur dari Eropa menerima pemeriksaan karena restitusi PPN tahun 2022.
Awalnya pemeriksa menemukan selisih antara data SPT dan laporan keuangan. Namun, setelah perusahaan menjelaskan bahwa perbedaan itu akibat waktu pengakuan pendapatan dan menyertakan dokumen pendukung, koreksi dapat dihindari sepenuhnya.

Kesimpulan dari kasus ini jelas: kesiapan data dan komunikasi terbuka dapat mengubah potensi sengketa menjadi penyelesaian yang damai.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Menyerahkan dokumen secara tidak lengkap atau terlambat.

Menjawab pertanyaan tanpa dasar dokumen.

Tidak melakukan review internal sebelum pemeriksaan dimulai.

Tidak mempersiapkan transfer pricing documentation padahal ada transaksi afiliasi.

Menganggap pemeriksaan sebagai “masalah” bukan proses administratif biasa.

Setelah Pemeriksaan Selesai

Pemeriksa akan menyampaikan hasil berupa:

SPHP (Surat Pemberitahuan Hasil Pemeriksaan), dan

LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan).

Jika perusahaan tidak sependapat dengan hasil koreksi, masih tersedia proses klarifikasi dan keberatan pajak, yang dapat didampingi oleh konsultan profesional.

Kesimpulan

Pemeriksaan pajak bukan hal yang harus ditakuti, melainkan ujian terhadap kedisiplinan administrasi dan keakuratan laporan perusahaan.
Dengan strategi yang tepat, dokumentasi yang rapi, dan komunikasi profesional, proses pemeriksaan bisa berjalan lancar tanpa tekanan berlebihan.

Rahayu & Partner siap mendampingi perusahaan Anda dalam setiap tahap pemeriksaan pajak — mulai dari persiapan, pendampingan saat pemeriksaan, hingga penyusunan tanggapan atas hasil pemeriksaan.
Kami memastikan setiap langkah diambil dengan hati-hati, profesional, dan berorientasi pada penyelesaian yang adil bagi semua pihak