Surat Pernyataan Keaslian Dokumen dalam Konteks Pemeriksaan Pajak

Sebagai seorang wajib pajak, tanggung jawab perpajakan tidak hanya berhubungan dengan pembayaran pajak dan penyampaian Surat Pemberitahuan (SPT). Terdapat berbagai kewajiban lain yang harus dipenuhi oleh wajib pajak, tergantung pada situasi tertentu. Salah satu kewajiban ini terkait dengan pembukuan yang harus dilakukan dalam konteks pemeriksaan pajak.

Pemeriksaan pajak, pada umumnya, tidak dilakukan terhadap semua wajib pajak. Pemeriksaan dilakukan berdasarkan tujuan, kriteria, jenis, dan cakupan tertentu yang telah ditentukan. Ketika pemeriksaan dilakukan, muncul hak dan kewajiban yang harus ditaati dalam pelaksanaan pemeriksaan pajak.

Menurut Pasal 28 Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP), salah satu kewajiban yang harus dipenuhi oleh wajib pajak yang sedang diperiksa adalah memberikan atau meminjamkan buku, catatan, dan/atau dokumen yang digunakan dalam perhitungan Pajak Penghasilan (PPh), atau yang berhubungan dengan pendapatan yang diperoleh, kegiatan usaha, pekerjaan bebas, atau objek yang dikenakan pajak. Meskipun ada kewajiban untuk menjaga kerahasiaan, kewajiban ini dapat dihapuskan berdasarkan permintaan dari pemeriksa pajak. Hal ini menunjukkan pentingnya memenuhi kewajiban pemeriksaan ini.

Dalam hal meminjamkan dokumen tersebut, pemeriksa pajak akan mengirimkan surat permintaan untuk meminjam buku, catatan, dan/atau dokumen kepada wajib pajak. Selain itu, dokumen yang dipinjamkan kepada pemeriksa pajak harus asli. Jika buku, catatan, dan/atau dokumen tersebut berupa salinan atau data elektronik, wajib pajak harus menyusun surat pernyataan yang menyatakan bahwa data yang diberikan adalah sama dengan aslinya.

Ketentuan ini diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 17 Tahun 2013 tentang Kebijakan Pemeriksaan serta PMK Nomor 18 Tahun 2021. Surat pernyataan ini sering disebut sebagai surat pernyataan keaslian buku, catatan, dan/atau dokumen, dan harus dilampirkan saat meminjamkan buku, catatan, dan/atau dokumen yang bukan asli kepada pemeriksa pajak.

Panduan untuk membuat dan mengisi surat pernyataan keaslian buku, catatan, dan/atau dokumen terdapat dalam Lampiran III huruf D PMK 17 Tahun 2013 dan PMK 18 Tahun 2021. Bagaimana cara mengisi surat pernyataan tersebut? Poin-poin penting dalam surat pernyataan ini termasuk mengisi data identitas, seperti nama, pekerjaan/jabatan, dan alamat. Identitas ini tergantung pada siapa yang akan menandatangani surat pernyataan tersebut, apakah wajib pajak, wakil wajib pajak, atau kuasa dari wajib pajak, dan hanya satu pilihan yang boleh dipilih. Selanjutnya, isilah identitas wajib pajak, termasuk nama, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan alamat.

Selanjutnya, isilah nomor Surat Perintah Pemeriksaan (SP2) yang diterima wajib pajak saat pemeriksa pajak datang atau bertemu dengan wajib pajak, yang menandakan dimulainya pemeriksaan pajak. Isilah juga tanggal penerbitan SP2 yang tercantum dalam dokumen SP2 tersebut. Terakhir, di bagian penutup surat pernyataan, isilah tempat dan tanggal pembuatan surat pernyataan, serta tempelkan materai, tanda tangan, dan nama dengan jelas di bawahnya untuk memberikan kekuatan hukum pada surat pernyataan ini.

Setelah surat pernyataan ini lengkap, wajib pajak dapat menggunakannya dan menyampaikannya kepada pemeriksa pajak bersama dengan dokumen yang dipinjamkan. Penting diingat bahwa penyampaian buku, catatan, dan/atau dokumen, termasuk data yang dikelola secara elektronik atau keterangan lain, harus dilakukan dalam waktu paling lama 1 bulan sejak menerima surat permintaan peminjaman buku, catatan, dan/atau dokumen.